承前篇：為什麼你的時間管理總是不起作用？
三、任務安排的次序不符合自己個性
常看籃球比賽的人，會知道一支球隊可以分為五個位置，分別是小前鋒、大前鋒、中鋒、控球後衛、得分後衛，每個人各司其職扮演好自己的腳色協助球隊取勝。
然而在近代的球賽中，越來越多球員脫離了我們對特定位置的認知，比如說控球和得分兼具的雙能衛，或是能同時防守多個位置的多功能型球員，而教練團所要做的，就是把對的人放到對的位置，讓他做對的事情。
聽起來很簡單，對吧？但若是把情境換為我們的日常，你會赫然發現自己花了大量的時間在做你不喜歡的事情，並且因為不喜歡，所以你提不起動力。
就從Mr.P熟悉的業務銷售領域切入吧！
一般來說我們會把銷售員分成「文型」以及「武型」，兩者銷售的方式大相逕庭，擅長服務的客人也完全相反。
文型業務就如其字面意思，文質彬彬、講話很有條理、熟悉商品所有細節，腦袋裡也備妥了所有能佐證商品優勢的數據，不管客戶提出多艱澀的問題，他都能鉅細靡遺地回覆，缺點是因為太著重於說理，和客戶的關係會比較疏離，無法很快就和客戶成為像夥伴一樣的關係。
武型業務反應快、擅長炒熱氣氛、講笑話，遇到客人殺價或是氣氛尷尬時，往往可以很快想出方法破冰，他們也是渲染力和影響力的代名詞，短時間內就能和客戶打成一片，甚至在客戶完全不了解商品的狀況下就能成交訂單，缺點是這類人容易過度仰賴自己的聰明，他們討厭做準備工作，也常常會為了成交給出過度承諾，所以被客訴的比例也是相對高的。
用更白話的方式來說，如果你叫文型的業務和客戶喝酒交陪，叫武型的業務對一群高階主管簡報解釋數據，你就是在浪費他們的才能，把他們推往短版劣勢區。(也有極少數人是文武雙全的，但比例極低，故在此不提)
也因此，Mr.P自己在擔任業務主管時，無論是分派客戶、給予建議，或是設計銷售流程時，我會針對他們的強項和優勢領域去做「個人化」，讓他能自然在產出最高的業績，而且同時保有他的動力和好心情。
那你呢？
你清楚自己的工作裡面，有多少比例是你喜歡、符合你個性的，有多少是你討厭，你一做就想睡覺的？
嘿，我不是說你要去逃避、拒絕這些事，因為很多事情是公司指派、由不得你拒絕的，但你有沒有思考過，換一個你喜歡、擅長的做法，也可做出一樣的成績？
我在《時間管理不需要自制力，而是乘著風飛行》這篇文裡提到：
真正厲害的時間管理，並不是用克制、自制力這種東西去束縛自己的，這些違反人性的作法都只能起到短暫的效果，也許幾天、一個禮拜內能有作用，但時間一拉長，就絕對會讓你覺得「很折磨」。
此時你不禁會疑惑：「天啊！我到底是在做時間管理，還是在折磨自己？」
因此與其跟自己的本性對抗，你更該著重的順著自己的渴望去走，隨順你原本的個性。
時機管理
「時機管理」是比時間管理更高一階的實務應用，由於此部分內容深度已非文字能敘述完整，即使是在《時間力課程》也需要花上半天的時間來操作實務練習，所以在此Mr.P僅作概念性說明。
在前述的「狀態管理」中，我們談的是讓自己常保在「高體能、高專注力、高創造力、好心情」的高效能模式中，而在「時機管理」裡頭，則會更加著重在：
「當這四項指標下滑，以致我們不處在高效模式但又必須工作時，我們該如何分配任務，才能達到最高的生產力。」
我知道很多人會把任務內容區分為，重要緊急、重要不緊急、不重要緊急、不重要不緊急，但若你實際使用過你會知道，這樣的分法還是太過粗略了，而且往往當不重要且緊急的事情突發時，你沒有說不的權利。
舉例來說，某天上班日，你因為昨晚跟女友吵架沒睡飽，上午又開了一場漫長且毫無意義的會議，午休醒來後你感到腦袋昏沉，灌了一整杯咖啡都無法清醒，那此時的你適合做哪些事情呢？
是Key週報表？準備明天的月會簡報？和同事討論專案進度？還是出門拜訪客戶追業績？
先別急著回答我，因為此問題的答案，很大程度關乎你了解自己的程度，以及你對每項任務有多高程度的期許，所以我才會將其稱為「時機管理」。
時機管理的重點，同時也和「決策最佳化」有非常密切的關連性，我建議你可以先關注的事情有：
- 覺察自己什麼時候是高能狀態、中能狀態、節能狀態
- 覺察是什麼原因讓你的效能開始降低
- 思考每一件任務分別會對你的四項指標形成多少影響力
(Mr.P以前曾把時機管理思維授予給一位業務同仁過，而他僅僅只是作了幾個小改變，就讓自己能花一半的時間作到以前2倍的業績(等於效率提升4倍)，好好思索上述的問題，對你的生產力將大有助益)
淬鍊化
「使原本需要在高能狀態下才能做的事，在節能狀態下也能達到原本80%甚至以上的效益。」
你應該是第一次聽到淬鍊化這個名詞，它是我所獨創的，具體來說是由細節化、系統化、友善化、自動化所構成的，可說是統合所有「流程優化」技藝集大成，並且仍在發展中的成長體。(因為我也會進步，所以此觀念也會持續進化)
細節化：將所有步驟攤開來，拆解最細節的動作以供檢視
系統化：針對不同步驟的屬性重新做大項分類，以達到捷思的目的
友善化：降低使用者的門檻，讓同一套流程(技術)可以被所有人執行
自動化：將無法產生雪球效應的事變成可自動執行(由機器或是外包皆可)
【實際案例-全家便利商店】
在此篇報導中提到：
過去總部規定開放貨架上的飲品，到店半小時內就得上架完畢，「我實際去做，才發現不可能，」光是要彎腰拿起飲品，就是件體力活，何況每個貨箱裡有數十種不同品項，要為每項飲品找到對的排面上架，更是令人眼花撩亂。
林翠娟設想，如果在物流中心裝箱時就事先分類飲品，便可以簡化工作複雜度。回總部提案後，正式啟動改善流程。目前粗略估計，只要解決這個問題，一家店每天可以節省20分鐘上架時間，一年就省下5000萬人力成本。
又如主管們發現，過去地瓜從產地入店後還帶著土，在烘烤前店員平均耗時15分鐘時間刷洗，改善後決定用已清洗完畢的生鮮洗選地瓜取代只是省去清洗步驟，又再精省一年3600萬的人力費用。
細節化：彎腰拿飲料、找貨架、來回步行等等
正如你所知道的，Mr.P從18歲就開始鑽研說話這門藝術，除了自主進修外，也閱讀大量的心理學書籍，出社會後從事的也全都是業務銷售工作，同時也負責業務的培訓。
也因此我自己在教授「溝通說話」這門技藝時，我會先把它拆解成
．動機觀察
．破冰(開話題)
．關懷認同
．自然地接話
．接話之後續聊
．聊完之後轉話題
．初步提問
．再次提問
．深入提問
．引發好奇心
．拿回主控權
．邀約、收場
等等數十種的細節(此步就是細節化)，再依據這些細節的特性分類成「風、林、火、山」提供給業務、學員們練習(系統化)。
當然，因為每個人原本對於溝通的掌握度就不在同一個水平，有些人只需要概念就可以自己生出做法，有些人則需要我非常鉅細靡遺的指導才能抓到「語感」，所以我在設計課程時，也就得要把淬鍊化的思維帶進來，幫助他們達到最好的學習效益(友善化)。
而自動化的訓練，則是透過不斷的回話練習，讓這些方法成為反射動作，不再需要佔據他們腦袋太多資源去思考，卻又可以發揮話語的影響力。
最後，千萬不要以為「淬鍊化思維」只能用在工作、用在溝通，如果是這樣，那就真的太可惜了！
我曾協助學員們完成的淬煉化案例就有：煮飯、運動、帶小孩、打掃家裡
它是真正能落實在你生活各個角落的技藝，一理通、萬理通，這才是一個好的時間管理。
結語
「時間力」是一個大議題，盡管用了六千餘字，能陳述的東西也不到其十分之一，以下是時間力思維的重點整理，提供給想「輕鬆工作」、「準時下班」、「悠閒品味生活」的人，希望能幫助你邁向更幸圓滿的人生。
1. 想學好時間管理，先思考你碰到甚麼問題
2. 學習時間管理是要成為時間的主人，而不是待辦事項的奴隸
3. 你的時間管理有多成功，決定了你有多幸福
4. 影響效率最大的敵人是「你的情緒」
5. 總是選擇去做能引發「雪球效應」的事
6. 安排任務時，請務必符合自己的個性
7. 了解自己的高能、中能、節能狀態，有助你做好「時機管理」
8. 能落實在生活中每件事的工具，才是好工具，也是淬煉化的真義
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▌延伸閱讀：
Hi，我是自信教練 Mr.P，專職教授自信，擅長以生活切入心靈，從愛情刻畫哲理，由溝通洞悉人性，致力於為想改變的人打造嶄新的生命。
